¿Como se organiza un evento deportivo?

A la hora de organizar y desarrollar un evento deportivo, resultan necesarios profesionales en las áreas de protocolo, logística y seguridad.

Hay que intentar reunir a personas con distintas facultades y formar un equipo de trabajo propio.

Para que el evento deportivo sea un éxito hay que asegurar los siguientes servicios: seguridad, apoyo sanitario y antidopaje, manutención, alojamiento, equipamiento, logotipos, carteles, transporte, recepciones, instalaciones, publicidad y difusión, obsequios de empresa, fotógrafos, operativos de prensa, regalos de promoción y actividades de ocio y aventura.

Además se puede tener en cuenta a las personas que hacen voluntariado e invitarles a que formen parte del proyecto como cuerpo de voluntariado.

Ten en cuenta todos estos parámetros a la hora de realizar el evento deportivo, pues de la buena organización dependerá el resultado exitoso.

PLANEACION Y ORGANIZACION.

anizar un evento deportivo o recreativo, no importa de la envergadura que sea, implica considerar una serie de aspectos que hay que planificar de antemano, y plasmar en un programa que marcará el plan a seguir.

Los aspectos más importantes a tener en cuenta en la planificación de un evento o espectáculo deportivo, y que serán los apartados en que se divida el programa, son:

1 - Una introducción. En donde se detallen las costumbres y necesidades del grupo al que va dirigido el evento.

2 - Una justificación del proyecto. O el "para qué" del mismo, cuál es su razón de ser en función de su objetivo.

3 - Su/s objetivo/s. Es decir, el "por qué" del proyecto, qué se persigue con su realización.

4 - Los contenidos. Donde se hará un listado de las actividades concretas que se llevarán a cabo durante el evento, junto con una descripción de las mismas.

5 - Una programación (planing) de actividades. Que estará compuesto por un calendario y desarrollo del mismo, incluyendo tanto las actividades principales como las paralelas o alternativas.

6 - La metodología que se usará para llevar adelante el espectáculo. Se deberá explicitar la forma en que serán dirigidas las actividades y/o los sistemas de juego que se usarán.

7 - Los recursos humanos y materiales.

7.1 - Los recursos humanos.

- Se hará un listado de responsables de la organización, aquellos encargados de controlar el acto desde la programación hasta su ejecución.

- Se reunirá un equipo de organización. Es decir, cada una de las personas responsables para llevar a cabo cada uno de los aspectos del evento.

- Se determinará quienes serán los técnicos y colaboradores. Los que estarán en contacto directo con la gente o los participantes del evento deportivo (instructores, profesores, monitores, animadores, etc.).

- Se contratará un servicio y un seguro médico y/o de responsabilidad civil. Para prevenir futuros accidentes y las acciones legales que pueden acarrear.

- Se contratará un servicio de seguridad. El cual puede ser profesional (empresa privada, policía, etc.) o formado por voluntarios (los propios técnicos colaboradores, defensa civil, etc.)

7.2 - Los recursos materiales. Se determinará cual es el material necesario para la actividad, sin omitir nada: las instalaciones, la difusión del evento, la escenografía, el equipo y la indumentaria deportiva, la comida y bebida, los paneles indicadores de los resultados, la megafonía y la música, etc.).

8 - La difusión del evento. Se buscarán formas de difundir el evento que, dependiendo del presupuesto, serán gratuitas o con un costo determinado: medios de comunicación públicos y privados, folletería, etc.

9 - Se elaborará un presupuesto y se determinarán las formas de financiación del proyecto. En este punto se determinarán probables anunciantes, patrocinadores o colaboradores del evento.

PRESUPUESTO.
La construcción lógicamente en la primera vez del presupuesto debe sujetarse a cotizaciones y calidad de servicio se aconseja tomar en cuenta los imprevistos en porcentajes que van del 25 % sin base de años anteriores y 5 % en base del año anterior esto como experiencia propia.
Los Ingresos como una de las dos partes importantes del Presupuesto consta de la entrada de dinero por:
• Inscripciones
• Concesionarios
• Porcentaje de Ventas
• Stans
• Publicidad
Los Egresos por entendido son los gastos realizados por:
• Programa de Inauguración y Clausura
• Arbitraje
• Personal de Apoyo
• Implementos Deportivos
• Trofeos
• Transportación
• Coordinación
• Imprevistos

ORGANIGRAMA.

Es la representación de la estructura formal de un equipo de trabajo en una actividad, que muestra las interrelaciones, unidades administrativas, niveles jerárquicos, la autoridad y la responsabilidad existentes dentro de ella. Mapa de líneas de autoridad para la toma de decisiones. Los elementos utilizados para elaborar un organigrama son: líneas continuas: son líneas de autoridad que indican la dirección formal de las decisiones y comunicaciones; líneas punteadas: representan la asesoría que el equipo recibe interna o externamente; rectángulo: unidades administrativas - cargos; círculo: comités. Hay 4 formas de organizarlo: vertical, horizontal, circular y mixto.

La distribución de funciones debe corresponder con el organigrama de funciones y con el cronograma del evento.
Las funciones deben estar asignadas de acuerdo a los conocimientos dentro del programa, también se relacionan con el cargo y el diseño del programa. Toda persona debe asumir con responsabilidad y compromiso las funciones asignadas ya que de su desempeño depende el resultado. Debe haber una buena comunicación entre los comités, coordinador general, operativo y dinamizadores para poder desarrollar el programa a cabalidad.
Las funciones de cada uno de los cargos o grupos que se pueden mencionar en los organigramas son:

COORDINADOR GENERAL: debe estar pendiente del buen desarrollo del programa: que la metodología planteada se esté cumpliendo, que el diseño técnico se esté implementando, que se cumpla con los objetivos planteados para el programa.

COORDINADOR OPERATIVO: debe estar encargado de supervisar el buen desarrollo de las actividades, del programa en sí y saber solucionar todos los imprevistos que se presenten, a tiempo y de una manera correcta.

COMITÉ DE LOGÍSTICA: se encarga de la utilización de los recursos físicos para las actividades, seguridad del programa, montaje y ambientación del sitio de trabajo; supervisa y controla accesos y salidas, coordina grupos invitados, entre otras.

COMITÉ DE DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN: promueve y difunde el programa por medio de cartas de invitación, volantes, visitas a las instituciones, folletos, perifoneo, publicaciones en prensa o boletines. Además puede invitar a grupos culturales, artísticos o musicales para que sean parte del " Festival Recreativo "

COMITÉ DE GESTIÓN: este grupo puede encargarse de realizar tareas como la obtención de recursos y apoyo de la comunidad o de las diferentes instituciones que compartan objetivos en el campo lúdico - recreativo.

DINAMIZADORES: son el conjunto base que se encarga de operar y dirigir todas las actividades que hagan parte del programa recreativo.

NECESIDADES DE MATERIAL Y EQUIPO. 

 Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.

En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuación los más comunes:

RECURSOS MATERIALES PARA

ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVASPANCARTAS

CARPAS

MEGAFONÍA

TELÉFONOS FIJOS Y / O MÓVILES

ORDENADORES

CÁMARA DE FOTOS
CÁMARA DE VÍDEO
RETROPROYECTOR
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
CAÑÓN PARA POWER POINT
CINTA MÉTRICA
PIZARRA
CURSO “VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO EN EL AMBITO DEPORTIVO”
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
CRONÓM
PROGRAMA DE MANO
SILBATOS
PINS/CAMISETAS/CARPETAS

 JUECES.
La precedencia varía en función de la organización del acto. Si lo promueve el Comité Olímpico, entonces preside el acto el Presidente del Comité Olímpico; en otro caso lo preside el Presidente de la Federación Deportiva que organiza el evento (anfitriona).
Hay que tener en cuenta, que en función de las autoridades o personalidades que acudan a un evento deportivo, este orden de precedencia puede cambiar, al tener que intercalar a estas personalidades-autoridades.

COMITÈ DE HONOR Y JUSTICIA. 

La Comisión de Honor y Justicia se integra por 5 miembros que serán nombrados por los asistentes a la junta previa; seleccionados por sus conocimientos en la materia, su trayectoria, buena conducta e imagen.

La Comisión de Honor y Justicia tendrá la facultad de juzgar y sancionar las conductas antideportivas que cometan los entrenadores, auxiliares, responsables de delegación y competidores durante el desarrollo del evento deportivo.

ADECUACIÒN DE INFRAESTRUCTURA.
Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y
el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.
inversiones
significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios
deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación
deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador.
La importancia de este tipo de infraestructura se evidencia en los grandes proyectos que se construyen al respecto a nivel mundial.China invirtió 40 mil millones de dólares en infraestructura deportiva en la realización de los Juegos Olímpicos que atrajeron más de 6 millones de turistas locales y cerca de 400 mil turistas extranjeros.

CONVOCATORIA.
Ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv internet etc... en la que vas a invitar a participar a x equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos, tambien debes señalar que el reglamento estara regido por x asociacion o grupo de jueces tambien debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) tambien debes mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. tambien señalaras que habra junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia

SISTEMA DE COMPETENCIA.
Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un Campeón, un subcampeón y los restantes puestos en la clasificación general. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro.

CEREMONIA DE APERTURA.

Este es un momento agradable, relajante, motivante, mejor. Dependiendo del anfitrión esta ceremonia tendra las caracteristicas del lugar donde se realiza para dar a conocerlas.


· Delegar funciones de acuerdo a lo previsto en el plan.

· Realizar y aplicar listas de verificación y chequeo.

· Realizar reuniones de coordinación.

· Gestionar el presupuesto y la financiación.

· Realizar las compras necesarias.

· Conocer y verificar el estado de los equipos y materiales.

· Lanzar la promoción del certamen.

· Establecer lineamientos de participación.

· Hacer las inscripciones.

· Revisar y preparar escenarios.

· Revisar continuamente el programa general y las tareas especificas por acciones a realizar.

· Hacer contratos necesarios.

· Adquirir los seguros necesarios.

DESARROLLO.
Supervisar la ejecución conforme a la programación.

· Controlar el desempeño de funciones.

· Hacer evaluaciones periódicas durante el desarrollo.

· Llevar datos estadísticos.

· Hacer boletines informativos.

· Hacer permanente divulgación.

· Hacer reuniones periódicas con el personal de apoyo.

· Adelantar la organizar de la clausura.

· Mantener permanente comunicación con personal de apoyo.

· Prever alternativas ante problemas.

PREMIACIÒN.

Se entregarán medallas o trofeos, al 1ero, 2do y 3er lugar, por disciplina y rama.
Se entregará reconocimiento a todas las delegaciones participantes.
En esta ceremonia se le hace un reconocimiento a aquel cmpetidor o equipo que haya logrdo concluir el evento deportivo como el "mejor", según las reglas esta y según el sistema de competencia lo indique,
Obligatorio: Ciudad y Año de la competición
Especificar la edición del evento deportivo con su enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Pekín 2008
2-Obligatorio: Especilidad deportiva en la cual se obtuvo la medalla
Especificar la especialidad en la cual se obtuvo la premiación con su respectivo enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Ciclismo en pista


· Suspender las actividades.

· Convocar a los participantes.

· Tabular resultados.

· Presentar a los ganadores.

· Entregar premios si los hay.

· Evaluar con los participantes, si esta previsto.

· Despedir a los participantes.



CEREMONIA DE CLAUSURA.
La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…etc.
Al aprestarse la clausura del Campeonato se tiene que dar un retoque al plan de Actividades por que se va a depender en parte a los acontecimientos que se hayan dado durante el mismo, para ello se requiere una reunión con los miembros de la organización y definir ciertos detalles importantes (trofeos, programación artística, menú de clausura, sorteos, premios, etc.).

MEMORIA DEL EVENTO.

De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un
documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir
errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento
de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:

10.1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
10.2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
10:3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC
10.4. AGRADECIMIENTOS
10.5. JUSTIFICACIONES

En otras palabras:
§ Evaluar el evento.

§ Verificar el objetivo propuesto.

§ Hacer balance de gastos, efectuar pagos.

§ Revisar el desempeño de los organismos de dirección.

§ Verificar el cumplimiento de funciones del personal de apoyo.

§ Receptividad de la actividad.

§ Devolver los elementos prestados.

§ Enviar cartas de agradecimiento.

§ Difundir los resultados.

§ Hacer un informe consignando sugerencias que sirvan para posteriores eventos.

§ Determinar frecuencia de repetición.



Informacion obtenida de:
http://www.andinia.com/articles/deportes_y_actividades_fisicas/a24104.shtml
http://www.funlibre.org/documentos/idrd/planeacion.html
http://www.sportsalut.com.ar/articulos/deporte/n1.pdf
http://www.fam.es/web/carreras-introduccion/carreras-organizacion
http://eventosempresariales.foroes.net/t44-evento-deportivo